AKTEN & DOKUMENTE DIGITALISIEREN

SCAN-SERVICE

IHR NEUES DIGITALES ARCHIV

Durch Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten und Dokumente ermöglichen Sie eine intensivere digitale Kommunikation sowie eine effiziente Aufbewahrung Ihrer papierlosen Daten.
Profitieren Sie von mehr Platz in Ihren Räumlichkeiten.

Unsere professionellen Scan-Dienstleistungen ermöglichen es Ihnen, Ihre physischen Dokumente in elektronische Formate umzuwandeln und dadurch mehr Platz in Ihren Räumlichkeiten zu schaffen. Zudem können Sie Ihre Daten leichter durchsuchen und schneller darauf zugreifen, was zu einer höheren Produktivität und einem verbesserten Workflow führt.

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt gewinnt auch die digitale Archivierung von Akten und Dokumenten immer mehr an Bedeutung. Wir bieten Ihnen einen professionellen Scan-Service für verschiedene Akten- und Dokumentenarten, um Sie zu unterstützen, papierlos und effizienter zu arbeiten. Gerne stehen wir Ihnen für eine individuelle Beratung zur Verfügung und helfen Ihnen dabei, die bestmögliche Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.

AKTEN-DIGITALISIERUNG

WIR SCHAFFEN DEN ÜBERBLICK

Alles, was auf Papier vorliegt, kann zur Archivierung digitalisiert werden. Sie entscheiden, für welche Bereiche Ihres Unternehmens ein elektronisches Archiv vorteilhaft ist.

ÜBERSICHT

Mit unserem erprobten und effizienten Ablaufprozess unterstützen wir Sie bei Ihrem Scan-Projekt vom Aktentransport bis zur zertifizierten Aktenvernichtung.

Ihr Scan Projekt wird von uns im Vorfeld mit Ihnen exakt und detailliert unter Beachtung Ihrer Anforderungen und Wünsche abgestimmt. Neben der organisatorischen und technischen Vorgehensweise gehört dazu auch der Schutz Ihrer Daten. Wir schließen mit Ihnen eine Geheimhaltungsvereinbarung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO (AV-Vertrag). Anschließend erstellen wir Probe-Scans bzw. eine Testdigitalisierung und bitten Sie zu prüfen, ob die Scan-Qualität Ihren Erfordernissen entspricht. Nach Ihrer Freigabe kann Ihr Scan-Projekt starten.

ABLAUF

Sie bestimmen, welche Akten und Dokumente durch Scannen digitalisiert werden sollen. Wir organisieren den Aktentransport und holen Ihre Unterlagen bundesweit per Direktfahrt und natürlich datenschutzkonform von Ihrem gewünschten Standort ab. Bei Bedarf übernehmen wir auch das sichere Erfassen und Verpacken Ihrer Aktenordner mit entsprechenden Erfassungslisten.

Die manuelle oder automatische Datenerfassung und Datenindexierung erfolgt gemäß Ihren Anforderungen und gewünschten Spezifikationen, um Ihren internen digitalen Ablauf abzubilden und das schnelle und effiziente Auffinden von digitalen Daten und Informationen zu ermöglichen. Das schließt auch die Vorgaben Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS) ein.

Vor der Verarbeitung werden die Dokumente für den Scan-Vorgang möglichst optimal vorbereitet. Die einzelnen Papierblätter werden aus den Aktenordnern oder dem Hängeregister entnommen und von Heftklammern, Tackernadeln, Haftnotizen und Ähnlichem befreit. Haftnotizen werden auf Wunsch an einer freien Stelle des Blattes wieder angebracht, um Informationsverlust zu vermeiden.

DOKUMENTE DIGITALISIEREN

VOM PAPIER ZUR DATEI

Verschiedene Dokumentenarten verlangen jeweils spezielle Vorgehensweisen bezüglich Datenerfassung, Belegaufbereitung, und Scantechnik bis zur zuverlässigen Datenausgabe mit anschließender Qualitätsprüfung.

GESCHÄFTSUNTERLAGEN

Digitalisierte Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern, wie z.B. Geschäftsbücher, Auftragsakten und Handelsbriefe, kann durch Verschlagwortung mit dem jeweiligen Kunden und begleitenden Dokumenten verknüpft werden. Dadurch kann zu jedem Geschäftsvorgang eine vollständige Historie des Schriftverkehrs dokumentiert werden, einschließlich der digitalen Korrespondenz wie E-Mails, die je nach Dokumenten-Management-System in die Historie integriert werden können.

KOMPLETTE AKTEN

Papierunterlagen können durch Digitalisierung in ein digitales Archiv überführt werden, was Platz und Zeit spart. Aktenordner abgeschlossener Vorgänge müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Nach BSI TR-RESISCAN digitalisierte Dokumente sind genauso rechtssicher wie ihre Originale, wenn eine revisionssichere Archivierung gewährleistet ist. Außerdem können digitale Dokumente einfach als Backup gesichert werden.

PERSONALAKTEN

Die Umstellung auf digitale Personalakten bringt viele Vorteile, wie eine effizientere Verwaltung und Einsparungen von Zeit und Platz mit sich. Allerdings müssen dabei auch hochsensible personenbezogene Daten an einen externen Dienstleister übergeben werden, was eine sorgfältige Auswahl und Überprüfung erforderlich macht.

MIETERAKTEN

Die digitale Archivierung von Mieterakten bietet viele Vorteile für die Immobilienwirtschaft. Durch die Umstellung auf die digitale E-Akte sparen Sie nicht nur Platz und Kosten für die physische Aufbewahrung der Akten, sondern auch Zeit für die Suche nach bestimmten Dokumenten. Die digitale Mieterakte ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff auf die relevanten Daten und Dokumente der Mieter, egal ob es sich um Verträge, Zahlungsbelege oder Korrespondenzen handelt.